各部门：

　　为进一步规范工作流程、提高办公效率，增强部门间协作和资源共享，节约运行成本，提升管理水平。现决定自2017年2月27日起将在全校范围内启用办公自动化系统（以下简称OA系统），现将有关事项通知如下：

一、系统使用对象

　　OA系统使用对象为全校教职工

二、系统使用方法

　　（一）登陆网址：

　　内网：http://192.168.42.80:8080

　　外网：http://218.94.125.166:8080

　　手机访问（APP下载）：见附件2

　　（二）登陆帐号：每位教职工的初始用户名和初始密码分别是教职工的一卡通号和000000。用户进入系统后请及时修改密码，并妥善保管用户名和密码，不得随意将用户名和密码告知他人。

　　（三）操作方法：详细操作方法见附件2

三、工作要求

　　（一）自2017年2月27日起，OA系统在全校范围内正式运行，届时学校公告栏只发布对外通知、公告。学校公文处理（非涉密文件），包括各类通知、公告、信息传阅、文件会签、会议室申请、部门间业务往来、资料归档等有关办公事项将全部通过OA系统处理。

　　（二）在OA系统的运行初期，即传统办公方式向自动化办公方式过渡期间内（两周），OA系统将与原纸质办公处理方式并行运转，但鼓励以OA系统办公为主。

　　（三）各部门应充分利用OA系统开展各项日常办公工作，各部门主要负责人必须高度重视此项工作。严格要求本部门工作人员使用OA系统，组织好本部门教职工的内部培训，努力做到尽快适应新的办公方式，尽快缩短过渡期。

　　（四）各部门负责人和各部门指定的OA秘书要在上班时间内经常性登陆网上办公系统，每天至少要保证上午、下午上班后、下班前各登陆OA系统一次，及时查看“待办事项”，及时处理相关文件和信息，确保信息畅通。其他人员也必须经常登录OA系统，处理属于自己的待办事项。单位负责人、OA秘书及其他人员出差或请假外出期间，须指定授权的代办人代办相关工作事宜。各部门OA秘书如有变动需及时通知校办。

　　（五）根据保密工作有关规定和“涉密不上网，上网不涉密”的要求，不得在OA系统上处理任何涉密文件。

　　（六）在特殊情况下，各单位可根据工作的紧急程度及工作需要，先按照传统方式办公，事后再在OA系统上补办，以便于文件、资料等工作信息存档。

四、系统管理与技术保障

　　OA系统运行的组织与管理工作由学校办公室负责，技术保障工作由信息化管理处负责。各部门在使用OA系统办公过程中，如发现问题和不足，及时向学校办公室和信息化管理处反馈意见和建议，从而促进办公自动化系统的不断完善。有关人员联系方式如下：

　　1、OA系统运行的组织与管理工作：

　　洪 涛（负责OA系统的总体协调 68576871）

　　李颖凡（负责协调解决OA系统使用中的意见和建议 68576873）

　　汤梦雅（负责学校公文流转 68576811）

　　（二）系统运行、技术支持：

　　潘巍巍（负责技术问题 68576859）

　　通过前期培训，各部门已基本熟悉操作流程。同时，为更好、更及时的解决各部门反映的问题，学校建立南旅院办公系统交流群，群号：591548153，欢迎各位老师加入。

　　特此通知。

    校长办公室

2017年2月24日

附件1：南京旅游职业学院办公自动化系统用户操作手册.doc

附件2：手机使用办公自动化说明.docx