各部门：

为规范学院报告厅管理，进一步落实《南京旅游职业学院大型活动安全管理暂行规定》（南旅院〔2019〕28号），保证各类会议、活动的顺利进行，现将学院报告厅使用规范通知如下：

一、使用范围

报告厅主要用于全院的学术报告、重要讲座、大型会议、典礼、仪式、各部门重要学术活动或其他重大活动。原则上人数为：图书馆报告厅248～308人，教学楼报告厅150～247人。

二、使用报批程序

1.申请使用：使用学院报告厅，使用部门须提前五天提交《南京旅游职业学院报告厅审批备案表》和OA流程。报告厅使用遵循先全局性会议后部门性会议，先紧急性会议后一般性会议的原则，同等级会议按申请时间先后决定使用顺序。

2.审批程序：

(1)规范填写《南京旅游职业学院报告厅审批备案表》（见附件，校园网-办公室-常用下载区下载）；

(2)《南京旅游职业学院报告厅审批备案表》审批完成，使用部门需将备案表提交学院办公室并进行OA流程申请；

(3)OA流程办结后，由使用部门将备案表及OA流程交至报告厅相应物业管理处方可使用。

3.取消使用：使用部门若在办理使用手续后需变更或取消使用计划的，须在预约使用日前1-2天通知各相关部门。

三、注意事项

(1)使用部门要明确责任人，并安排专人负责安全工作，如防火、人员引导、道路畅通、秩序维护等；

(2)使用部门必须注意消防安全。严禁携带易燃易爆物品进入报告厅。严禁在报告厅内使用明火，严禁在报告厅和设备控制室内吸烟，严禁私自动用报告厅内消防设施；

(3)使用部门督促并维护好报告厅的环境卫生，爱护报告厅内的设备和设施。报告厅内严禁饮用有色饮料，携带食品，乱丢杂物等；

(4)严禁在场地随意张贴或悬挂各种海报、横幅、标语、广告等。不得使用双面胶、胶带、图钉等对墙面和地面有污损或破坏的物品。横幅、背景等需由专业工作人员操作，涉及到意识形态等内容需提前报党委宣传部审查；

(5)报告厅内多媒体设备和音响由信息化管理处负责操作，未经允许，任何人不得随意动用。禁止私拉电线、乱接插座、私自安装其他电器设备，使用设备要严格遵守操作规程，不得超负荷运行；

(6)使用申请受理后，使用部门应提前将申请表送至相关物业做好开关门服务工作。活动结束后，根据“谁主（承）办、谁负责”的原则，使用部门应将设备设施归位，并与物管进行交接，关闭电源及门窗，切实做好防火防盗等其它安全工作。如发现问题，申请部门应认真处理，及时汇报；

(7)请自觉遵守会议室使用规范，若发现不规范行为，将对使用部门保留记录。再次出现不规范行为将酌情考虑暂停借用会场。

特此通知。

附件：《南京旅游职业学院报告厅审批备案表》

办公室

 2019年12月16日

附件：

南京旅游职业学院报告厅审批备案表

南京旅游职业学院报告厅审批备案表.docx